Neem geen enkel risico als het om veiligheid gaat. We moest twee problemen in één keer oplossen voor een hoofdkantoor in Brussel en Securitas. Eén: een eenvoudig uitnodigingssysteem voor iedereen. Twee: een gestroomlijnde check-in van de eerste slagboom buiten tot de laatste deur van de vergaderzaal. In een streng beveiligde omgeving is er geen ruimte voor storingen tussendoor.

Eén maat voor iedereen? Onmogelijk!

Stel je de situatie voor: een conferentiebus komt aan bij het bedrijfsgebouw, passeert de eerste veiligheidscontrole bij de poort en vervolgens moeten 50 mensen zich apart registreren om hun elektronische badges geactiveerd te krijgen. Vermenigvuldig dit met tien, wanneer er 500 mensen op de conferentie aanwezig zijn. Mensen met weinig tijd, die niet graag bij een incheckbalie staan... Je ziet het probleem waarschijnlijk al.

Een ander probleem om aan te pakken: de verouderde back-office software voor uitnodigingen. Voor elke nieuwe registratie was een nieuw profiel nodig, hoe vaak mensen ook al op bezoek waren geweest. Sommige personen hadden al driedubbele profielen in de database. Verwarrend en - op het gebied van veiligheid - op zijn zachtst gezegd lek. Deze procedure moest van begin tot eind gestroomlijnd worden.
Zijn er niet genoeg systemen voor uitnodigingen, agendabeheer en veiligheidscontrole? Zeker, maar in sommige gevallen volstaat een kant-en-klare oplossing gewoon niet. Vooral als iedereen erbij betrokken is.

💡 Als mensen al tientallen jaren aan het werk zijn, kijk dan uit voor een crash als je te veel nieuwe technologie tegelijk lanceert.

Uitnodigen? Check. Registreren? Check. Workflow? Makkelijk!

Wie is 'iedereen'? De medewerker die een privé-afspraak maakt, de marketingafdeling die honderden mensen uitnodigt, de receptioniste die tegen de klok loopt en Securitas die iedereen moet kunnen overrulen in een risicovolle situatie. Ze vroegen simpelweg te veel specifieke eisen voor een van de bestaande platforms.

De oplossing was veelzijdig: de oude badges doen het nog steeds voor privébijeenkomsten, maar voor seminars en conferenties werden ze vervangen door een QR-code die tijdens de registratie wordt aangemaakt. Uitnodigingen, registraties en check-in werden allemaal gestroomlijnd binnen één bedrijfsplatform. Dit vereiste nieuwe software en hardware voor alle personeelsleden, ook voor degenen die al tientallen jaren in dienst waren.
Hoe zorg je ervoor dat iedereen aan boord is? De scrum-gebaseerde methodologie deed wonderen. In plaats van toe te werken naar De Grote Lancering, ging het team stap voor stap proefdraaien (en nog één, en nog één) totdat iedereen zo betrokken was dat niemand nog merkte dat er iets veranderde. Want uiteindelijk waarderen mensen een zachte landing.

(*) Flow Pilots is now part of ACA Group