Intranet trends 2024: Innovatie in de digitale werkplek

1.Security: Verhoogde beveiliging en privacybescherming

Naarmate intranetten een steeds centralere rol spelen in de dagelijkse bedrijfsvoering, wordt de beveiliging van deze systemen kritischer. Bij 74% van alle inbreuken worden veroorzaakt door insider threats, waarbij interne mensen betrokken zijn. Hetzij door fouten, misbruik van bevoegdheden of het gebruik van gestolen inloggegevens, wijst een studie aan van Verizon in hun “Verizon 2023 Data Breach Investigations Report”. 
Een goede security bevat een heel aantal gestructureerde elementen, waar je best professionals bij betrekt, maar hieronder geven we je alvast enkele basiszaken mee, waar je zeker rekening mee moet houden:
:

• End-to-End Encryptie: Gevoelige informatie die via het intranet wordt gedeeld, moet volledig versleuteld zijn. Dit betekent dat data zowel tijdens de overdracht (in transit) als wanneer het opgeslagen is (at rest) beveiligd is tegen onderschepping of toegang door onbevoegden.
• Regelmatige audits en updates: Het regelmatig uitvoeren van security audits helpt bij het identificeren en dichten van eventuele kwetsbaarheden. Daarnaast is het essentieel om de intranetsoftware en bijbehorende systemen up-to-date te houden met de nieuwste beveiligingspatches.
• Privacywetgeving compliance: Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun intranetoplossingen voldoen aan lokale en internationale privacywetgeving. Dit omvat zaken als het recht van gebruikers om hun gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen.
• Monitoring & risk detection: Real-time monitoring van netwerkactiviteiten kan helpen bij het vroegtijdig detecteren van verdachte activiteiten of anomalieën die kunnen wijzen op een beveiligingsinbreuk.

2.Sustainability: Duurzaamheid & maatschappelijke verantwoordelijkheid 

Intranetten spelen een steeds belangrijkere rol in het integreren van duurzaamheidsinitiatieven en maatschappelijk verantwoorde praktijken binnen organisaties. Helaas spreekt minder dan 25% van de wereldwijde bedrijven vertrouwen uit in de effectiviteit van de communicatie over hun duurzaamheidsinspanningen, blijkt uit een studie van Euromonitor International.

Deze trend richt zich op het gebruik van intranetten als platformen voor bewustwording, betrokkenheid en actie:

• Interactieve content & awareness: Door het aanbieden van interactieve content, zoals webinars, workshops en e-learning modules, kunnen werknemers meer leren over duurzaamheidskwesties en hoe zij hieraan kunnen bijdragen.
• Betrokkenheid & feedback: Intranetten kunnen platforms bieden waar medewerkers ideeën en feedback kunnen delen over duurzaamheidsinitiatieven. Dit kan via enquêtes, forums of ideeënboxen.
• Sustainable challenges / games: Gamification(hier komen we later nog op terug) is eveneens een belangrijke trend die we meer en meer zien opkomen in intranetten. Het organiseren van wedstrijden en challenges rond sustainability kan het team motiveren om zelf actief bij te dragen aan bedrijfsinitiatieven. 

3. Gepersonaliseerde ervaringen

De trend van gepersonaliseerde ervaringen in intranetten wordt steeds prominenter en heeft aanzienlijke implicaties voor hoe organisaties hun interne platforms ontwerpen en gebruiken. Hieronder halen we enkele voorbeelden aan van deze trend:

• Dynamische Content Feed:
  • Aanpasbare nieuwsfeeds op basis van interesses en afdelingen.
  • Gepersonaliseerde aankondigingen en updates.
  • Gebruikersspecifieke contentsuggesties.
• Role-Based Dashboards:
  • Aangepaste dashboards afhankelijk van functie en verantwoordelijkheden.
  • Directe toegang tot tools en informatie relevant voor specifieke rollen.
  • Geoptimaliseerde workflows voor verschillende functiegroepen.
• Personalized Learning Paths:
  • Aanbevelingen voor training en ontwikkeling op basis van individuele doelen.
  • Gepersonaliseerde leerroutes met relevante cursussen en resources.
  • Voortgangsrapporten afgestemd op individuele behoeften.

4. AI (Artificial Intelligence)

In de steeds evoluerende wereld van digitale bedrijfscommunicatie, markeert AI een nieuw tijdperk. Intranetten, ooit gezien als statische informatiehubs, ondergaan nu een hele evolutie dankzij AI, waardoor ze niet alleen adaptiever worden, maar ook intelligenter en beter afgestemd kunnen worden op de individuele behoeften van gebruikers. Het goed inzetten van deze technologie heeft het potentieel om organisaties ingrijpend te veranderen op het gebied van communicatie, informatiebeheer en samenwerking.

Hieronder zoomen we in op enkele interessante manieren hoe je met AI een positieve impact kan maken op je intranet:

• Automatisering van routinetaken: het automatiseren van repititieve, administratieve taken, zodat teamleden zich kunnen concentreren op eerder strategische en creatieve activiteiten.
• Taalgebruik en vertaling: Taalbarrières worden snel overwonnen met AI die automatische vertalingen en taalverwerking mogelijk maakt,
• Chatbots en Virtual Assistants: 24/7 ondersteuning is binnen handbereik met AI-aangedreven chatbots die niet alleen veelvoorkomende vragen beantwoorden, maar ook gepersonaliseerde assistentie bieden.
• AI-gestuurde zoekfunctionaliteit: Eindelijk een zoekfunctie die je gebruikers meer dan ooit begrijpt, waardood kostbare tijd bespaard kan worden, alsook de nauwkeurigheid toeneemt.

5. Mobiele Toegankelijkheid in Intranet

Met de toename van remote werken en het gebruik van mobiele apparaten, wordt mobiele toegankelijkheid een doorslaggevend aspect voor effectieve intranetplatforms. Intranetten die naadloos functioneren op smartphones en tablets zijn niet langer een luxe, maar eerder een essentiële vereiste voor organisaties die streven naar flexibiliteit, productiviteit en gebruikersgerichtheid. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Optimalisatie voor diverse schermen: Intranetten moeten worden geoptimaliseerd voor verschillende mobiele schermen, van smartphones tot tablets. Dit zorgt ervoor dat de gebruikerservaring consistent en soepel blijft, ongeacht het apparaat dat wordt gebruikt.
  
  
• Gebruiksvriendelijk navigatie: Een intuïtieve en gebruiksvriendelijke navigatie op smartphones en tablets is essentieel. Gebruikers moeten gemakkelijk toegang hebben tot informatie en functies zonder ingewikkelde handelingen.
  
  
• Pushmeldingen: Pushmeldingen bieden directe updates en communicatie aan gebruikers op hun mobiele apparaten. Dit is handig voor urgente informatie, aankondigingen en real-time samenwerking, waardoor de betrokkenheid wordt vergroot.

6. Extended Reality (XR) voor verbeteringen in training en ontwikkeling

Uitgebreide Realiteit (XR), wat Virtual Reality (VR), Augmented Reality (AR) en Mixed Reality (MR) omvat, wordt steeds meer geïntegreerd in intranetten voor trainings- en ontwikkelingsdoeleinden.

• Interactieve leerervaring: XR-technologieën bieden teamleden interactieve trainingservaringen door het gebruik van oa VR voor veiligheidstrainingen of AR voor begeleiding en training tijdens het werk.
• Training van vaardigheden op afstand: XR stelt werknemers ook op afstand in staat om deel te nemen aan praktische trainingssessies vanuit elke locatie.
• Effectieve trainingsmodules: Trainingen gebaseerd op XR zijn effectief in het verhogen van retentiepercentages en betrokkenheid door het simuleren van realistische scenario's in een gecontroleerde, virtuele omgeving.

7. Gamification in Intranetten: Nieuwe dimensie van interactie en betrokkenheid

Gamification beperkt zich al enige tijd niet meer tot de thuisomgeving, maar heeft nu ook de weg gevonden naar het bedrijfsleven. Het integreren van gamification-elementen in intranetten is meer dan alleen een trend; het is een innovatieve benadering om gebruikersbetrokkenheid te vergroten, productiviteit te stimuleren en medewerkers te motiveren. In een onderzoek van Spinify gaven bedrijven aan dat ze een stijging van 48% zagen in het engagement dat werknemers toonden, wanneer er gebruik gemaakt werd van gamification.

Hieronder tonen we enkele manieren waarop je gamification zou kunnen integreren binnen je intranetomgeving:

• Leaderboards:
  • Competitieve ranglijsten op basis van prestaties
  • Zichtbare erkenning van toppresteerders algemeen of per campagne / wedstrijd
  • Periodieke uitdagingen voor een dynamisch spelelement
• Badges en Achievements:
  • Virtuele badges voor voltooide taken en doelen.
  • Gamified achievements voor persoonlijke en teamsuccessen.
  • Integratie met sociale functies voor het delen van prestaties.
• Incentive Programs:
  • Beloningssystemen voor het bereiken van mijlpalen.
  • Mogelijkheden voor werknemers om beloningen te selecteren.
  • Continue vernieuwing van gamification-elementen voor langdurige betrokkenheid.

8. Analyse, inzichten en datavisualisatie

Alle nieuwe trends rond gamification, betrokkenheid, duurzaamheid, feedback,... zorgen er natuurlijk voor dat het meer dan ooit belangrijk wordt om op een overkoepelende en vooral ook geavanceerde manier data te kunnen verzamelen over je intranet en de gebruikers. Via data-gebaseerde inzichten kun je als organisatie niet alleen geïnformeerde beslissingen nemen, maar ook je digitale werkplek voortdurend meten en verbeteren.  Een belangrijke component hierin is datavisualisatie om complexe gegevens te transformeren in gemakkelijk te begrijpen visuals.

Hieronder geven we je enkele voorbeelden van interessante inzichten in je intranet:

• Gebruikersbetrokkenheid meten: Met geavanceerde analysetools kunnen organisaties precies zien hoe actief medewerkers betrokken zijn bij het intranet, wat helpt bij het identificeren van populaire functies en gebieden die verbetering behoeven.
• Evaluatie van de content effectiviteit: Inzichten in welke soorten content het meest worden bekeken en gewaardeerd, waardoor er meer gerichte contentstrategieën kunnen ontwikkeld worden.
• Gebruikersgedrag begrijpen: Diepgaande analyses kunnen onthullen hoe medewerkers navigeren en zoeken binnen het intranet, wat kan leiden tot optimalisaties voor een intuïtievere gebruikerservaring.

9. Intranet als centrale hub voor de digitale werkplek

Met het brede scala aan tools en opties wordt het steeds makkelijker om het overzicht te verliezen. Door verschillende digitale tools en platformen van de werkplek te integreren binnen één hub en overzicht, zorg je ervoor dat je teamleden in staat zijn om makkelijk toegang te krijgen tot diverse applications, documenten en communicatiemiddelen.

• Efficiënte toegang tot applicaties en documenten: Medewerkers kunnen snel en eenvoudig de tools en bestanden bereiken die ze nodig hebben.
• Geïntegreerde communicatiemiddelen voor naadloze samenwerking: Verschillende communicatiekanalen zijn geïntegreerd, waardoor teams effectief kunnen samenwerken.
• Het intranet als centrale hub voor alle digitale werkactiviteiten: Het intranet fungeert als het centrale knooppunt waar medewerkers kunnen werken, communiceren en informatie delen.

10. Integratie van de werknemerslevenscylus

Deze trend houdt in dat intranet kan fungeren als een omvattend platform voor de gehele werknemerslevenscylus, vanaf het aantrekken en inwerken van nieuwe medewerkers tot hun vertrek of pensioen. Hiermee kan je niet alleen een betere werknemerservaring ondersteunen, maar ook processen en overzicht integreren binnen je HR-beleid.

• Interne mobiliteit: Het verkennen van interne vacatures en het ontdekken van verschillende loopbaantrajecten
• Werving en onboarding: Het stroomlijnen van sollicitatie- en onboardingprocessen, inclusief het indienen van sollicitaties, digitale ondertekening van documenten en het verstrekken van introductiematerialen.
• Training en ontwikkeling: Het toegang bieden tot opleidingsmateriaal en persoonlijke ontwikkelplannen.

De digitale werkplek anno 2024?

Denk je aan de digitale werkplek anno 2024, dan denk je aan een intranet waar personalisatie, duurzaamheid, integratie, mobile en betrokkenheid belangrijke bouwstenen vormen. Deze trends vormen de navigatiekaart voor jouw intranetervaring.

Heb je geen idee waar te starten? Of wil je gewoon eens je ideeën tegen iemand aanhouden met ervaring hierin? Dan sta ik graag voor je klaar ;)

Gunter Van Steen (email)