Hoe wij als IT bedrijf werken op afstand organiseren

Communicatie als centrale factor

Wanneer je fysiek niet in staat bent om te connecteren met anderen, wordt communicatie in verschillende formaten en via verschillende kanalen nog belangrijker dan het al was. Hier zijn een paar manieren waarop we onze communicatie maximaliseren wanneer we op afstand werken.

• Krijg een duidelijk beeld van de taken die jouw team moet uitvoeren, wie waaraan werkt en wat de prioriteiten en deadlines zijn. Dit geeft duidelijkheid over wat er speelt in het team. Je kan nog tijdsregistratie elementen toevoegen om een overzicht te krijgen voor statistische en grafische dashboards. Zorg ervoor dat de taken steeds up-to-date zijn!
• Organiseer regelmatig team meetings waarin elk teamlid topics kan toevoegen en bespreken. Geef elke topic een 'tijdslimiet', probeer voorbereid te zijn op je onderwerp (met een voorstel of duidelijke contextverklaring met een rondetafelgesprek).
  
  
• Begin elke ochtend met een stand-up meeting waarin je bespreekt wat je de dag ervoor hebt gedaan, wat je vandaag gaat doen en of je problemen hebt ondervonden. Een stand-up duurt meestal 10 tot 15 minuten en helpt jou en jouw team te communiceren en zich verbonden te voelen.

• Organiseer remote retrospective meetings. Het doel hiervan is om het team te laten reflecteren op de afgelopen periode en het werk, en te bepalen hoe ze die kennis kunnen gebruiken om vooruitgang te boeken. Het is een geweldige manier om jouw successen te vieren en van de mislukkingen te leren. Retrospective meetings zijn, net als stand-ups, een manier voor jou en je team om met elkaar in contact te komen. Als je van op afstand werkt, kan het aanzetten van de camera op je laptop of smartphone je helpen om op een meer reële manier met elkaar te communiceren.
• Omdat mensen minder fysiek bij elkaar zijn, is het belangrijk om de gezondheid van uw team te meten en een goed beeld te krijgen van het welzijn van het team. Vergeet niet dat veel communicatie meer point-to-point zal zijn en minder in groepen. Reflecteer samen op de resultaten en definieer actiepunten om de komende periode aan te werken.
  
  
• Je kan eventueel een stand-down meeting organiseren om iedereen wat tijd te geven om na te denken over de dag en enkele uitdagingen die werden gepresenteerd. Dit zorgt ervoor dat die uitdagingen niet zomaar de volgende dag worden vergeten.
• Neem je tijd om invididueel met teamleden te praten via een videocall, en niet enkel via chat. Dit geldt vooral als je teamcoach of manager bent en samen met je teamleden werkt aan korte- en langetermijndoelstellingen. Geef ze regelmatig feedback en schrijf deze samen op. Dit helpt om transparant te zijn en duidelijke verwachtingen te scheppen.
• Maak een team channel aan om over werkgerelateerde zaken te chatten, maar ook om informele en grappige zaken in te bespreken. Het kan voor het hele team interessant zijn om je hardop te horen reflecteren wanneer je een e-mail schrijft of met iemand anders chat. Als je naast elkaar op kantoor werkt, zijn er immers ook meestal luchige gesprekken en wordt er wel eens goed gelachen.

Bovenstaande tips zijn voornamelijk van toepassing wanneer je geconnecteerd wil blijven met je teamleden. Maar teamleden zijn niet de enigen met wie je in contact moet blijven.

• Wanneer je communiceert met klanten tijdens projecten, werk nauw samen aan jouw task board, visual project dashboards en samengestelde metrics. Dit zorgt voor transparantie voor iedereen die deel uitmaakt van het project. Neem daarnaast wat extra tijd om samen na te denken over de status van het project.
  
  
• Wanneer je betrokken bent bij software development projecten, zullen technieken als event storming, story mapping, pair programming, mob programming, sprint of wekelijkse demo's, story kick-off, epic kick-off, sprintplanning, story writing, epic writing en nog veel meer meer in detail worden toegepast om correcte communicatie te vergemakkelijken. Al deze technieken kunnen ook worden toegepast bij het werken in een externe context. Hieronder vind je enkele tips over de juiste tools!
• Bouw en gebruik het nodige dashboard om duidelijke inzichten te geven in systeembeschikbaarheid, waarschuwingen, team-, project- of bedrijfsprestaties.
• Deel management communicatie op een transparante en frequente manier. Het contact met je management is misschien verder weg dan ooit, dus doe het vaker en niet alleen via chat, maar ook via video.

Maar het allerbelangrijkste: pas continue verbetering toe op alle bovenstaande punten. Sommige werken mogelijk in jouw context, andere dan weer niet. Of er kunnen nieuwe elementen ontstaan, specifiek voor jouw concrete situatie. Laat daarom je communicatiepraktijken evolueren. Er is geen eindfase die je kunt bereiken, en er is altijd ruimte voor verbetering!

Tools zijn secundair

Communicatie is erg belangrijk, maar je hebt de tools nodig om deze communicatie te faciliteren. Onderstaand vind je een set van tools terug die wij gebruiken bij ACA.

Task boards

We gebruiken de Atlassian tools nu al meer dan 10 jaar, dus we definiëren al ons werk in taken in Atlassian Jira en de bijbehorende marketplace apps. Niet alleen voor onze softwareprocessen maar ook voor HR, fleetmanagement, marketing, finance, legal, projectmanagement, logistiek, intern, helpdesks enzovoort. Enkele van onze meest gebruikte apps zijn Tempo, EazyBI, Structure, Portfolio, Dataplane, Insight en nog veel meer.

Retrospective meetings

Er bestaan heel wat tools voor remote retrospective meetings. Bij ACA verkiezen wij TeamRetro. Deze tool biedt verschillende formats aan, maar de meeste zijn redelijk standaard. Indien je opzoek bent naar een specifiek formaat, kan je best een andere tool raadplegen. Voor TeamRetro kan je een gratis 30-dagen testaccount aanmaken.

Whiteboards

Whiteboards zijn gemakkelijk te gebruiken in een face-to-face omgeving, maar het is een ander verhaal om dit online te doen. Gelukkig kan je eenvoudig interactieve whiteboards creëren in Zoom. Start een Zoom videogesprek, deel je scherm met andere deelnemers en selecteer ‘Whiteboard’. Klik vervolgens op 'Annoteren' en je kan beginnen met tekenen en schrijven! Het whiteboard is interactief voor alle deelnemers aan de vergadering. Daarna kan je het whiteboard eenvoudig opslaan door op de knop ‘Opslaan’ te klikken.

Miro is een andere tool die we aanbevelen wat betreft whiteboards. Miro laat je toe om whiteboards te creëren en hier samen aan te werken, maar ook om deze te delen. Bovendien bevat Miro een mind mapping tool.

Een Google JamBoard laat je samenwerken met jouw teamleden.

Video Conferencing

Voor alle soorten van video samenwerking is zoom.us onze favoriete tool. Het biedt de mogelijkheid om met 49 mensen in dezelfde call te zitten, je computerscherm en presentaties te delen en te chatten tijdens de call. Deze opties geven je erg veel flexibiliteit wanneer je wil samenwerken. Bovendien is hun recording optie erg handig, dit zorgt ervoor dat je gemakkelijk sessies kan delen met teamleden die niet aanwezig konden zijn tijdens de meeting.

Chatten

Bij het organiseren of faciliteren van thuiswerk is de mogelijkheid om samen te werken cruciaal. Er zijn een aantal tools die je hierbij kunnen helpen. Slack is een bekende chat applicatie die we gebruiken om onze teamleden intern te laten communiceren. Je kan rechtstreeks, in team chats of op onderwerp chatten. Bovendien kunnen mensen kiezen welke kanalen ze willen volgen.

Content management

Bovendien maken we gebruik van Google Apps voor hun co-creatie functionaliteiten. Zo gebruiken wij Google Documents bijvoorbeeld bij het schrijven van blogposts (zoals deze :-)) of Google Slides om presentaties samen voor te bereiden.

DevOps

We combineren tools en technieken zoals BitBucket, Jenkins and Jira om iedereen op dezelfde manier te laten werken (testen, coderen, valideren, pull request), zodat deze ook op dezelfde manier worden gelanceerd zoals dat ook bij open source projecten gebeurt (aangezien deze ook vaak met mensen op afstand samenwerken en in verschillende tijdzones).

Wat met de prestatie?

P = f(p,e). Prestaties zijn een functie van een persoon en zijn omgeving.

Is het werken op afstand meer of net minder productief voor iemand? Thuiswerken betekent vaak dat je productiever bent door minder onderbrekingen en prikkels. Dit zijn echter zeer uitzonderlijke tijden, dus het is niet mogelijk om op dit moment al een echte vergelijking te maken. We zijn maar mensen en worden overweldigd door het nieuws, de huidige situatie en alle persoonlijke gevoelens die onze geest zouden kunnen storen en ons zouden kunnen afleiden.

Ongeacht dat aspect, geven we graag enkele tips mee die nuttig kunnen zijn tijdens het thuiswerk:

• Gun jezelf een frisse neus en sta af en toe op voor een korte pauze. Het werken in een rustigere omgeving kan jouw energie sneller dan je denkt opslokken.
• Structureel of voor een langere periode kan thuiswerk je een gevoel van eenzaamheid of minder actief zijn geven. Lucht daarom ook af en toe jouw hart bij je familieleden, huisdieren of gezinsleden. Of uiteraard collega's.
• Neem een stap terug en reflecteer over de zaken die je zeker nog wil doen. Technieken zoals Getting Things Done (GTD by David Allen) kunnen helpen.
• Maak voor jezelf duidelijke afspraken over werktijden en sluit je werkdag af zoals je normaal zou doen om werk en privé gescheiden te houden.
• Zorg voor een rustige en goed verlichte ruimte met een comfortabel bureau en stoel, en eventueel een tweede scherm. Houd deze ruimte schoon en georganiseerd. Een mooi uitzicht naar buiten is dan ook altijd een pluspunt om even van je computerscherm weg te kijken.

Enkele laatste tips

• Gebruik threads in plaats van nieuwe chatlines in chatapplicaties om eindeloze scrolls te vermijden.
• Promoot het gebruik van tools om samen te werken, het werkt echt en is ook veel leuker zo!
• Indien je problemen ondervindt met je videofeeds, controleer dan de connectiesnelheid van je internetprovider en breidt deze indien mogelijk uit zodat je samen met andere gezinsleden tegelijkertijd gebruik ervan kan maken, zoals het kijken Netflix en YouTube.
• Gebruik een gepersonaliseerde achtergrond in videocalls om jouw collega's een lach op hun gezicht te bezorgen.
• Organiseer videocalls met jouw teamleden zonder een specifiek doel of werkgerelateerde topics, maar gewoon om wat bij te praten zoals jullie dat op kantoor ook zou doen.

Enkele externe referenties die ook goede informatie omvatten:

• Atlassian remote work tips
• Tips for Managing Performance Remotely
• Time magazine: It's Hard to Make Remote Work Actually Work
• How to Pivot to Remote Work During the Coronavirus Emergency
• FDN: loosened telework requirements amid coronavirus spread
• Atlassian working from home tips
• Trello's blogposts over werken op afstand